Veel kümme aastat tagasi oli iseenesestmõistetav, et kõik töötajad ilmuvad kontorisse kell kaheksa hommikul ja lahkuvad kell viis õhtul. Tänane arenev tehnika ja mõtteviis soodustavad tööajale ja -kohale paindlikumat lähenemist kui kellast kellani töökohal istumine.
Ka edumeelsemad tööandjad eelistavad võimaluse korral tagumikutundide lugemise asemel keskenduda sellele, et tagada tööülesannete tähtaegne ja tulemuslik täitmine, leidku see siis aset kontoris või väljaspool seda.
Siinkohal tasub aga läbi mõelda, kas kodukontori kulud katab tööandja, töötaja või hoopis mõlemad võrdsetes osades. Võimalusi on mitmeid.
Mis on kodukontor?
Kodukontor on kaugtöövorm, mis tähendab tööandja nõusolekul kodunt töötamist, ja füüsilisest isikust ettevõtjana kodus töötamist jne.
Vastavalt töölepingu seaduse § 6 on kaugtöö puhul tööandja ja töötaja kokkulepe, et töötaja teeb tööd, mida tavapäraselt tehakse tööandja ettevõttes/kontoris, väljaspool töö tegemise kohta, sealhulgas töötaja elukohas. Töötaja kaugtööle suunamisel on tööandjal valida, kas ta transpordib vajalikud töövahendid (nt laud, tool, arvuti) töötajale koju või soetab töötajale uued töövahendid. Kui töökoha sisseseadmisel ei lähe vara töötaja omandisse, ehk et vara on tööandjal arvel vallasvarana, siis vara üleandmist ei maksustata.
Siia kuuluvad ka äriühingud, mille kontor asub juhatuse liikme/töötaja kodus. Kodukontoriga seotud kulud peavad olema ettevõtlusega seotud, see tähendab vajalikud töö tegemiseks ning dokumentaalselt tõestatud. Kui korterist või majast, varast on kasutusel osa isiklikuks otstarbeks ja osa ettevõtluseks, siis tuleb leida proportsioon.
Kui suur osa kodust on kontor?
Proportsioonide alused on:
- tegelik kasutus;
- ettevõtluses kasutatav ja isiklikuks tarbes olev osa;
- ajaline määratlus (kui ettevõtluses kasutatav ja isiklikuks tarbes olevat osa suhet ei saa rakendada – kui suures ulatuses toimub ettevõtlusega tegelemine ja kuivõrd isiklik);
- kui proportsiooni määramine on keeruline, siis tavapäraselt 50% on ettevõtluseks ja 50% on isiklik kasutus.
Mõistlik on fikseerida vastavad proportsioonid kirjalikus kokkuleppes. Töötajale tehtavate väljamaksete aluseks on perioodilised kuludokumendid, kuhu on soovitatav märkida kulude hüvitatavad proportsioonid ja summad.
Kui töötaja kasutab isiklikku sisseseadet (nt mööbel ja tehnika), siis maksukohustust ei teki. Kui soetatakse kontorisse töövahendeid, siis on maksuvabad ainult need kulud, mida kasutatakse töö tegemiseks. Eeltoodu kehtib ka siseviimistluse osas (maksuvaba on ainult töökohaks kasutamise viimistluse kulu). Kui sisustuselemendid omavad esteetilist väärtus ka ülejäänud kodu jaoks, siis tuleb leida proportsioon. Kui ettevõte kannab kogukulu, siis isikliku tarbimise osa maksustatakse erisoodustusena.
Kui töötaja/juhatuse liige otsustab oma kodus olevat ühte tuba, mida ta kasutab ettevõtte kontorina rentida, siis tuleb jälgida, et rendihind oleks turuhinnas. Samuti on oluline jälgida renditud ja isiklikuks kasutuses oleva pinna proportsiooni. Kui rendihind on erinev turuhinnast, siis maksustatakse tehingu hinna vahe erisoodustusena. Renditulu on töötajale maksustatav tulu, millelt tööandjal tuleb tulumaks kinni pidada. Kui tegemist on ainult kulude osalise kompenseerimisega, siis see ei ole eraisiku jaoks maksustatav tulu.
Kuidas kulusid hüvitada?
Kodukontori kulude hüvitamisel on ruumi erisugusteks kokkulepeteks. Kuna kaugtöö tegemine on suures osas seadustega reguleerimata, tuleks võimalike vaidluste ja probleemide vältimiseks kodus töötamisega kaasnevad õigused ja kohustused (sh kulude hüvitamine) töötaja ja tööandja vahel selgesõnaliselt kokku leppida ning hilisemate tõendamisprobleemide vältimiseks ka kirjalikult fikseerida. Kõige tavalisem probleem kipub olema, et tööandja kulutusi ei lubata täies ulatuses ettevõtlusega seotud kulutusena käsitleda.
Millest aga lähtuda? Kuna erinevate kodus töötamisega kaasnevate kulude hüvitamisel kehtivad erinevad põhimõtted, on neid põhjust allpool ka täpsemalt käsitleda.
Töövahendid – arvuti ja kontoritarbed. Igapäevaselt kontoris viibivale töötajale asjakohaste töövahendite tagamine tundub loogilisena olevat tööandja kohustus. See käsitlus ei tohiks põhimõtteliselt erinev olla, kui töötaja täidab oma tööülesandeid (osaliselt) väljaspool kontorit. Ei ole mõistlikku põhjendust ega seadustega et kaugtööd tegevad töötajad oleksid kehvemas seisus kui nende kontoris töötavad kolleegid.
Kodukontori sisustus. Kodus töötades kasutab töötaja üldjuhul töötegemiseks vajalikke sisustuselemente mingis ulatuses ka isiklikul otstarbel. Seega on mõistlik tööandjaga kokku leppida, millises ulatuses jäävad sisustuse kulud tema kanda. Siinjuures peab lähtuma reaalsetest asjaoludest – põhjendatud ei ole töölaua ostuhinda jätta täielikult tööandja kanda, kui seda kasutatakse töötaja poolt ka isiklike vajaduste tarbeks.
Kohtupraktikas on leitud, et kodukontori sisustamisega seotud kulude arvamine ettevõtlusega seotud kulude hulka on võimalik ka tervikuna, kuid see eeldab, et vastavad sisustuselemendid on suunatud vaid tööga seotud ülesannete täitmiseks. Kõige lihtsam on vaidlusi vältida olukorras, kui töötegemiseks vajalikud sisustuselemendid paiknevad kõik ühes, üksnes töötegemiseks kasutatavas toas.
Muud kodus töötamisega kaasnevad kulud. Soovitan pooltevahelise kokkuleppega lahendada küsimus, kas ja kui, siis millises ulatuses hüvitab tööandja töötajale kommunaalkulud, interneti- ja telefoniarved ning muud kodukontoris töötamisega kaasnevad kulud. Nende osas ei ole võimalik õiglast jaotust paika panna ning pooled peaksid hüvitamise osas sõlmima mõistlikud ja tegelikkusele vastavad kokkulepped. Näiteks võivad pooled kokku leppida, et tööandja hüvitab töötajale poole interneti- ja poole küttearvest jne.
Kulude hüvitamisel vabad käed
Kodukontoriga seotud kulude jaotamise osas on jäetud töösuhte pooltele üsna vabad käed, seadusandlus seda valdkonda erilise põhjalikkusega ei reguleeri. Pooltevahelised kokkulepped peaksid võimalike probleemide vältimiseks olema mõistlikud ja vastama tegelikele oludele.
Praktika järgi on kõige olulisema tähtsusega sisustuse osas sõlmitud kulude kandmise kokkulepped ning nende vajalikkus ja põhjendatus. Sisustuse kulude kandmise proportsioon tuleks kindlasti kokku leppida vastavalt sisustuselementide (laud, tool, lambid jne) reaalsele kasutusele töötegemiseks.
Jäägu see asjaosaliste endi otsustada, millistel juhtudel on põhjendatud proportsioon kindlaks määrata ja millistel lähtuda 50/50 põhimõttest.
Kristi Tamm, Uus Maa Ärikinnisvara OÜ konsultant